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Fehler bei der Betriebskostenabrechnung erkennen
Dresden, 20.05.2021 | (ks)
Wohnkosten für Mieter belasten das Haushaltsbudget am stärksten. Neben der monatlichen Miete für Haus oder Wohnung sind auch die Betriebskosten zu berappen. Umgangssprachlich werden sie oft als Nebenkosten bezeichnet. Manche sprechen von der zweiten Miete. Es ist sicher nicht der schönste Tag des Jahres, wenn die Betriebskostenabrechnung ins Haus flattert. Denn oftmals steht am Ende einer langen Auflistung an Kosten ein Minusbetrag und dann muss man nachzahlen.
Umso wichtiger ist es, dass man die Abrechnung auf ihre Korrektheit prüft oder prüfen lässt. Denn sehr viele Abrechnungen sind fehlerhaft. Unkorrektheiten passieren weniger aus unlauterer Absicht, sondern weil die geltenden Vorschriften rechtlich komplex und die Berechnungen kompliziert sind.
Rechtliche Grundlagen
Der Mietvertrag regelt, ob ein Mieter Betriebskosten zahlen muss und in welcher Form (Pauschalmiete oder Vorauszahlung). Entweder sind die zu zahlenden Nebenkosten konkret aufgelistet oder im Vertrag steht eine Klausel, dass Nebenkosten nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu zahlen sind. Da die BetrKV genau regelt, welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen, sind beide Varianten im Mietvertrag möglich und gültig. Fakt ist, der Mieter muss nur die Kosten zahlen, die im Mietvertrag explizit genannt sind und unter §2 der BetrKV fallen.
Vermieter müssen laut Gesetzgeber zudem wirtschaftlich handeln. Diese Formulierung ist allerdings dehnbar. Deshalb ist es für Mieter schwierig nachzuweisen, dass ein Vermieter unwirtschaftlich handelt. Mieter müssen einen Nachweis erbringen, wenn sie Positionen der Abrechnung als unwirtschaftlich sprich zu teuer einstufen. Beispielsweise müssten sie dann Alternativangebote externer Dienstleister wie Gebäudereinigung oder Gartenpflege einholen.
Was sind Betriebskosten?
Laut BetrKV sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder durch bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes/Grundstücks laufend (regelmäßig) entstehen. Inbegriffen sind Kosten für Nebengebäude, Anlagen und Einrichtungen.
- Welche der Betriebskosten sind auf Mieter umlagefähig?
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- Grundsteuer
- Kosten für die Wasserversorgung (Kalt- und Warmwasser)
- Kosten für Wärmeversorgung
- Kosten für Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Kosten für eine Entwässerung
- Lohnkosten für einen Hausmeister
- Kosten für den Betrieb eines Fahrstuhls (Strom, Bedienung, Überwachung, Beaufsichtigung, Notruf und Reinigung)
- Kosten für Gebäudereinigung
- Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Kosten für Gartenpflege
- Stromkosten für die Beleuchtung des Gebäudes
- Kehrgebühren für Schornsteinfeger
- Gebühren für Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage
- Kosten für Betrieb einer Waschküche
- Beiträge für gebäudebezogene Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Sonstige Betriebskosten (zum Beispiel Kosten für Dachrinnenreinigung oder Wartung von Rauchmeldern)
Welche Kosten als „Sonstige Betriebskosten“ umgelegt werden, muss im Mietvertrag explizit aufgeführt werden. Sind keine „Sonstigen Betriebskosten“ im Mietvertrag genannt, darf der Vermieter sie später nicht in Rechnung stellen.
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- Welche Betriebskosten sind nicht auf Mieter umlagefähig?
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- Die Verwaltungskosten für das Gebäude
- Persönliche Verwaltungsarbeit des Vermieters
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
- einmalige Kosten z. B. für Schädlingsbekämpfung
- nicht umlagefähige Versicherungen (Rechtsschutzversicherung, Mietverlustversicherung, Privathaftpflichtversicherung des Vermieters, Hausratversicherung, Reparaturversicherung)
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Warme und kalte Betriebskosten nach Verteilerschlüssel auf Mieter umlegen
Im Mietvertrag wird auch der Verteiler- oder Umlageschlüssel für einzelne Nebenkostenpositionen festgelegt. Die angewendeten Umlageverfahren beeinflussen maßgeblich die Höhe der Nebenkosten, denn sie legen fest, welchen Anteil an der Gesamtsumme der Nebenkosten eine Mietpartei tragen muss. Je nach Betriebskostenart können Kosten mit vier gängigen Verteilerschlüsseln nach
- Verbrauch
- Wohnungsgröße
- Größe des Haushalts (Personenzahl)
- Anzahl der Wohneinheiten
umgelegt werden.
Ist im Mietvertrag kein Umlageschlüssel festgelegt, müssen die Nebenkosten abhängig von der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a Abs. 1, Bürgerliches Gesetzbuch).
In der Regel werden nur die sogenannten „warmen" Betriebskosten (Heizung und Warmwasser) verbrauchsabhängig abgerechnet. Das setzt voraus, dass der individuelle Verbrauch des Mieters gemessen werden kann (Heizungs- und Warmwasserzähler). Der Gesetzgeber schreibt vor, dass mindestens 50 bis 70 Prozent der Kosten durch den tatsächlichen Verbrauch bestimmt und abgerechnet werden. Und lediglich die übrigen 30 bis 50 Prozent mittels Verteilerschlüssel (in der Regel nach Wohnungsgröße) vom Vermieter umgelegt werden können. Bei den "kalten" Betriebskosten, zum Beispiel Hausmeister oder Gartenpflege, gibt es in der Regel keinen individuellen Verbrauch, weshalb andere Verteilerschlüssel zum Einsatz kommen.
- Falsche Abrechnungsfristen
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Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate, nachdem der Abrechnungszeitraum verstrichen ist, erstellt und dem Mieter ausgehändigt werden. (§ 556, Absatz 3 BGB). Erfolgt die Nebenkostenabrechnung verspätet, kann der Vermieter Nachzahlungen nicht geltend machen. Mieter können jedoch trotzdem zu viel gezahlte Nebenkosten zurückfordern. Weshalb sie auch eine nicht fristgerechte Abrechnung unbedingt prüfen sollten.
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- Unzulässige Belege
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Jeder abgerechnete Beleg muss zum Abrechnungszeitraum passen. Der Abrechnungszeitraum darf dabei maximal zwölf Monate betragen. Welchen Abrechnungszeitraum der Vermieter wählt, bleibt ihm überlassen. Das muss beispielsweise nicht das Kalenderjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember sein. Eine Rechnung, die nicht auf den Abrechnungszeitraum datiert ist, muss dann nicht bezahlt werden.
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- Unzulässige Betriebskosten ansetzen
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Die rechtliche Grundlage, welche Nebenkosten der Mieter zahlen muss, ist eindeutig. Mit Blick in den Mietvertrag ist hier zu prüfen, dass nur umlagefähige Kosten berechnet wurden und insbesondere keine Position unter "Sonstige Betriebskosten" auftaucht, die nicht im Mietvertrag aufgeführt ist.Auch einmalig anfallende Kosten können nicht auf Mieter umgelegt werden, zum Beispiel Ungezieferbekämpfung oder Reparaturkosten.Aufmerksamkeit ist bei Vollwartungsverträgen zum Beispiel für Fahrstühle geboten. Kosten für den Betrieb des Fahrstuhls können auf die Mieter umgelegt werden. Kosten für Reparaturen und Ersatzteile jedoch nicht. Sind in einem Vollwartungsvertrag Kosten für Reparaturen enthalten, müssen diese in der Abrechnung für Mieter herausgerechnet werden.
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- Verwendung falscher Verteilerschlüssel
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Da häufig der Verteilerschlüssel nach Wohnfläche verwendet wird, sollte diese exakt feststehen. Hier lohnt es sich, die Wohnung selbst nachzumessen. Dachgeschosswohnungen mit Dachschräge und Mietwohnungen mit Balkonen und Wintergärten werden häufig mit falschen Grundflächen angegeben.
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- Rechenfehler
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Mieter sollten prüfen, ob die Höhe der geleisteten Vorauszahlungen an Nebenkosten mit den Angaben in der Abrechnung übereinstimmt. Bei Umzügen sollte geprüft werden, ob der abgerechnete, anteilige Zeitraum stimmt.
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Abrechnung prüfen - Belege ansehen
Mieter haben das Recht, alle Belege, wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge, die der Vermieter zu Grunde legt, im Original einzusehen und auf ihre Gültigkeit hin zu überprüfen. Vor allem, wer in seiner Abrechnung ungewöhnlich hohe Positionen entdeckt, sollte dieses Recht in Anspruch nehmen.
Eine Möglichkeit ist, eine Kopie der Belege anzufordern. Vermieter dürfen dafür die Kopierkosten in Rechnung stellen. Eine andere Möglichkeit ist die Belegprüfung beim Vermieter unter seiner Aufsicht beziehungsweise bei der von ihm beauftragten Verwaltung. Experten empfehlen, die Belege bei der Einsichtnahme zu fotografieren, um sie zu Hause in Ruhe prüfen zu können.
Wer seine Betriebskostenabrechnung von Experten prüfen lassen möchte, findet diese beim Mieterschutzbund, bei Mietervereinen oder bei darauf spezialisierten Unternehmen.
Unser Tipp:
Mieter sollten nicht davon ausgehen, dass sie mit Sachversicherungen des Vermieters, die sie anteilig mit den Nebenkosten bezahlen, selbst ausreichend abgesichert sind.
Sie benötigen als Mieter noch eine Hausratversicherung mit Elementarschutz. Diese deckt Schäden im eigenen Haushalt durch Sturm, Feuer, Diebstahl sowie Leitungswasserschäden ab und, falls vereinbart, erweiterte Naturgefahren. Eine der wichtigsten Policen ist die private Haftpflichtversicherung Diese kommt für Schäden auf, die Sie an fremdem Eigentum verursachen.
Beide Absicherungen können Sie als sogenannte Haushaltversicherung bei uns auch zusammen abschließen.
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