Der nationale Gesetzgeber hat im Wege der Umsetzung der Europäischen „Arbeitsbedingungenrichtlinie“ (RL EU 2019/1152 vom 20.06.2019), die u. a. Erweiterungen der Nachweispflichten des Arbeitgebers vorsieht, ein entsprechendes Umsetzungsgesetz entworfen.
In dem entsprechenden Gesetzentwurf, welcher am 01.08.2022 in Kraft tritt, sind Änderungen des Nachweisgesetzes enthalten, was wiederum neue Verpflichtungen für den Arbeitgeber bedeutet.
Das Nachweisgesetz, das im Kern über 25 Jahre alt ist (1995), regelt, dass Arbeitsvertrag und die wesentlichen Arbeitsbedingungen, wie z. B. auch die betriebliche Altersversorgung, schriftlich niederzulegen sind, was im Übrigen auch für alle Änderungen von wesentlichen Arbeitsbedingungen gilt.
Was bedeutet dies für die bAV?
Gemäß § 2 des Nachweisgesetzes (NachwG) ist der Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Unter den Begriff der wesentlichen Vertragsbedingung fällt dabei u. a. auch eine etwaige Zusage auf Leistungen der betrieblichen Altersversorgung (bAV).
Wichtig zu wissen ist an dieser Stelle, dass § 2 Abs. 1 Satz 3 NachweisG die elektronische Form ausdrücklich ausschließt. Begründet wurde der Ausschluss der elektronischen Form seitens des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) insbesondere mit der für die Arbeitnehmer wichtigen Schutzfunktion der Schriftform. Diese ermögliche in einem etwaigen gerichtlichen Verfahren die entsprechende Beweisführung durch den Arbeitnehmer.
Ändert sich etwas an den wesentlichen Vertragsbedingungen in der bAV, dann muss das allen Beschäftigten spätestens am Tag, an dem die Änderung wirksam wird, schriftlich mitgeteilt werden. Wird also bspw. eine neue Versorgungsordnung in Form der häufig anzutreffenden Gesamtzusage ausgearbeitet, dann genügt nicht mehr die Veröffentlichung, sondern die neue Versorgungsordnung muss überdies noch allen Beschäftigten schriftlich mitgeteilt werden.
Ganz neu ist allerdings, dass der Arbeitgeber, der dem Arbeitnehmer eine Betriebsrente über einen Versorgungsträger zusagt, Name und Anschrift des Versorgungsträgers aufführen muss (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 13 NachweisG-E) – außer der Versorgungsträger ist, wie im Falle von Direktversicherungen, Pensionskassen, Pensionsfonds zu dieser Information verpflichtet (§§ 234 k ff Versicherungsaufsichtsgesetz) *.
Insofern greift diese neue Nachweispflicht bei der Versorgung über eine Unterstützungskasse. Diese Information ist als Niederschrift spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachweisG-E).
Aber auch bei dieser Gesetzesänderung gilt: "Keine Regel ohne Ausnahme"!
Erleichterung gibt es für Arbeitgeber mit Betriebsrat oder Tarifverträgen. Ist die bAV in Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen geregelt, dann können die erweiterten Informationspflichten nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 und 13 NachweisG auch durch einen Hinweis auf diese Regelungen ersetzt werden (neuer Absatz 4 des § 2 NachweisG-E).
Darüber hinaus hat das BMAS mitgeteilt, dass das Nachweisgesetz nach Auffassung des BMAS „auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar“ sei. Eine explizite gesetzliche Regelung, hilfsweise auch eine Klarstellung in der Gesetzesbegründung, gibt es dazu allerdings nicht. Mit Blick auf die Rechtssicherheit sei vor diesem Hintergrund Vorsicht geboten, etwaige Änderungen von Entgeltumwandlungsvereinbarungen über digitale Portallösungen einzustellen.
Nicht zuletzt, da es sich bei einem Verstoß gegen die sich aus der neuen Fassung des Nachweisgesetzes ergebenden Pflichten um eine Ordnungswidrigkeit handelt. Es droht ein Bußgeld gegen den Arbeitgeber von bis zu 2.000 Euro. Dafür reicht es aus, dass eine Vertragsbedingung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig vom Arbeitgeber ausgehändigt wird.
Für bestehende Arbeitsverhältnisse gilt:
Ab dem 1.8.2022 können Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis zu diesem Zeitpunkt bestand, verlangen, dass die neuen Angaben nachgeliefert werden gem. § 5 NachweisG-E. Die Frist beträgt je nach Information 7 Tage bis spätestens einen Monat nach Zugang der Anfrage des Beschäftigten.
*Da dieses Erfordernis für uns als Versicherungsunternehmen schon länger besteht, gem. §§ 234 k ff VGA, kommen wir dieser Verpflichtung selbstverständlich bereits nach.
